Casos de éxito
Operaciones de servicios y proyectos de ingeniería, energía e infraestructura: empresas donde un proceso mal resuelto cuesta cientos de horas al mes.
La empresa de Ilia Topuria
Automatizada desde dentro
Uno de nuestros socios fue accionista y COO, y automatizó la empresa desde dentro.
Hoteles y residencias · más de 600 empleados
Un sistema en lugar de departamentos separados
Creado con SmartRental
Simplier AI
Decisiones y riesgo operativo en la operación hotelera, resueltos en segundos.
Plantas de residuos a energía para gobiernos
Propuestas en días, no semanas
Casos en detalle
Alojamiento y gestión de activos
01Cómo la propiedad de un operador hotelero y residencial de escala nacional e internacional dio el salto a una operación sistematizada y basada en datos, ganando control, visibilidad y capacidad de crecer sin multiplicar la estructura.
Operador de hospitalidad y gestión residencial de terceros (corta estancia, larga estancia y hoteles) con más de 600 trabajadores, ~900 habitaciones de larga estancia y ~5.000 anuncios activos. Pasó de coordinación manual (correos, hojas de cálculo, mensajería) a una operación sistematizada: dato centralizado, procesos estandarizados y cada acción trazable.
Como toda compañía que crece rápido y en varios países, SmartRental llegó al punto en que la coordinación manual (correos, hojas de cálculo, mensajería, seguimiento persona a persona) alcanza su techo.
A esa escala, incluso los mejores equipos necesitan sistemas que garanticen que nada se pierde y que todo es visible.
Un tablero central con todos los departamentos, tareas y activos (nacionales e internacionales), el proceso de apertura de nuevos activos y el seguimiento de proveedores externos. Cada tarea queda registrada, asignada y con estado y fecha en tiempo real.
CRM implantado en corta estancia, larga estancia y F&B/eventos: captación, seguimiento comercial, comunicación automatizada y una base de datos de clientes centralizada.
Ingesta de reservas, alimentación de datos, notificaciones, reporting y comunicaciones (antes a mano) pasan a ejecutarse solas y de forma trazable.
Conexión con el ERP financiero, las herramientas de revenue, WhatsApp Business y los portales de comercialización, para que los sistemas dejen de vivir aislados.
Estandarización y documentación de procesos críticos: flujo CAPEX, escalado de incidencias, apertura de activos y revisión de facturas asistida por IA.
Saber en cualquier momento qué hace cada equipo, en qué estado está cada cosa y qué tiene fecha, sin tener que preguntar.
El conocimiento y el seguimiento viven en el sistema, no en la cabeza de una persona. La compañía deja de ser frágil ante una baja o una salida.
La información relevante llega ordenada y a tiempo. La dirección deja de perseguir datos y dedica su tiempo a decidir.
El trabajo repetitivo que consumía horas de plantilla lo hace la automatización, con menos errores y a coste marginal.
Todos trabajan sobre el mismo dato. Se acaban las versiones contradictorias entre áreas.
Abrir nuevos activos o líneas se apoya en procesos ya sistematizados, no en reinventar la operación cada vez.
Un método repetible potenciado con IA: descubrimiento, construcción e iteración. Entendemos a fondo cómo trabaja de verdad cada área, construimos sobre lo que ya existe e iteramos con entregas continuas, en vez de proyectos largos que llegan tarde. El ritmo alcanzado equivale al que un enfoque tradicional necesitaría con un equipo de ~70 personas durante ~9 meses.
Servicios
02Un grupo de servicios con varias líneas y una marca personal de alcance global: la prioridad era quitar trabajo administrativo al equipo sin cambiar las herramientas con las que ya trabajaba a diario.
La empresa de Ilia Topuria. Uno de nuestros socios fue accionista y COO y la automatizó desde dentro: los contratos, que antes se redactaban a mano uno a uno, ahora se generan con los datos del cliente dentro, listos para revisar y firmar. Automatización de procesos internos y flujos repetitivos, con integración a las herramientas que el equipo ya usaba a diario y sin frenar la operación.
El crecimiento se apoyaba en un equipo pequeño que dedicaba buena parte del día a tareas administrativas, seguimiento manual y recordatorios.
Cada línea de negocio había resuelto sus procesos a su manera, así que la misma información se registraba varias veces y en sitios distintos.
Inventario de los procesos internos de cada línea, con horas dedicadas, riesgo de error y orden de ataque acordado con dirección.
Las tareas repetitivas de registro, seguimiento y recordatorio pasan a ejecutarse solas, dejando rastro de cada paso.
Cada solicitud tiene un camino claro: quién aprueba, en qué plazo y qué avisos se lanzan si algo se queda parado.
Conexión con las herramientas internas ya en uso, para que nadie tenga que aprender un sistema nuevo ni duplicar datos.
Cada flujo se entrega con su manual y una sesión de formación, para que el equipo interno lo mantenga y lo amplíe.
El trabajo administrativo repetitivo deja de consumir la mañana de las personas clave.
Cada tarea tiene responsable y fecha, y los avisos saltan antes de que algo se olvide.
La misma información se introduce una vez y queda disponible para todas las líneas.
Se automatizó sobre las herramientas existentes, así que la adopción fue inmediata.
Descubrimiento con las personas que ejecutan el proceso, construcción sobre las herramientas que ya usan e iteración semanal. Cada entrega se pone en producción y se ajusta con el uso real antes de pasar a la siguiente.
Ingeniería
03En ingeniería, el producto es documentación: informes, memorias y entregables técnicos. El objetivo fue que el equipo dedicara su tiempo al criterio técnico y no a montar documentos.
Ingeniería con participación en los mayores proyectos de Waste to Energy de Europa, sobre todo en Italia. Automatizamos el reporting de proyecto, la generación de documentación técnica y un cerebro de empresa que centraliza el conocimiento interno y responde citando las fuentes reales.
El conocimiento del proyecto estaba repartido entre carpetas, correos y versiones de documentos, y encontrar el dato correcto dependía de preguntar a la persona adecuada.
El reporting de proyecto y obra se montaba a mano cada vez, con el riesgo de trabajar sobre una versión que ya no era la vigente.
Informes consolidados por fase, generados a partir del avance real y listos para revisión, en lugar de recopilarse a mano.
Memorias y entregables se redactan sobre las plantillas propias de la ingeniería, con los datos del proyecto ya incorporados.
El conocimiento interno se consulta en lenguaje natural y cada respuesta indica el documento y el apartado de origen.
Cada documento emitido queda registrado con su versión, autor y fecha, de forma que siempre se sabe qué se envió.
Los sistemas leen de donde el equipo ya guarda la información, sin obligar a mover archivos a un sitio nuevo.
El tiempo del equipo técnico vuelve al criterio de ingeniería, no al formato.
Cada dato consultado se puede comprobar en el documento original.
Lo que sabe la casa queda en el sistema y sigue disponible cuando cambian los equipos.
El reporting sale del avance real, así que dirección y cliente ven la misma foto.
Descubrimiento con la oficina técnica para entender cómo se produce de verdad cada entregable, construcción sobre sus plantillas y repositorios, e iteración documento a documento hasta que el resultado pasa la revisión técnica sin retoques.
Infraestructura Waste to Energy (África)
04Infraestructura de valorización energética de residuos desplegada en varios países, con equipos repartidos entre husos horarios: el reto no era técnico, era mantener una sola foto del proyecto.
Infraestructura de valorización energética de residuos en África. Mismo enfoque que en Icaria (reporting, documentación y cerebro de empresa), adaptado a equipos distribuidos entre varios países y husos horarios.
Con equipos en países distintos, cada uno reportaba a su manera y en su momento, así que dirección nunca tenía la misma foto al mismo tiempo.
La conectividad no siempre acompaña: cualquier flujo que dependa de estar conectado a todas horas se rompe en campo.
El avance de cada planta se recoge con el mismo formato y se consolida en un informe único, comparable entre países.
Los informes periódicos y la documentación de seguimiento se generan y distribuyen en fecha, sin depender de que alguien se acuerde.
Procedimientos, especificaciones e histórico del proyecto quedan consultables desde cualquier país, con la fuente a la vista.
Los procesos aceptan envíos en diferido y se sincronizan cuando vuelve la conexión, sin perder registros.
Estado por planta y fase, con responsables y fechas, pensado también para presentar a socios y financiadores.
Todos los países reportan igual, así que las comparaciones dejan de ser una interpretación.
Los informes salen en fecha y dirección deja de pedirlos uno a uno.
Quien está en campo encuentra el procedimiento correcto sin llamar a la oficina central.
El seguimiento se presenta con datos trazables y fechas, no con estimaciones de última hora.
Descubrimiento con los responsables de cada país, construcción de un formato común de reporte e iteración por ciclos de informe, ajustando hasta que la información llega completa sin necesidad de recordatorios.
Los resultados detallados de cada proyecto se comparten en la primera llamada, con datos verificados por el cliente.
Con quién encajamos
Empresas de más de 100 personas con procesos repetitivos y equipos saturados.
ERP, CRM y herramientas internas en marcha: automatizamos alrededor, no desde cero.
Direcciones que necesitan resultados medibles y no otro proyecto piloto sin salida.
Gobiernos y entidades públicas con alto volumen documental y requisitos estrictos de trazabilidad.
Una llamada de 30 minutos basta para saber si se puede automatizar, cuánto puedes ahorrar y por dónde empezar sin parar la operación.